Politique de confidentialité

1. Introduction

FirmSanad (« FirmSanad », « nous », « notre » ou « nos ») fournit une plateforme numérique structurée pour la constitution de sociétés et la conformité en Royaume d'Arabie saoudite.

Nous nous engageons à traiter les données à caractère personnel de manière responsable et conformément aux lois applicables en matière de protection des données, notamment la loi saoudienne sur la protection des données personnelles (PDPL), sous la supervision de l'Autorité saoudienne des données et de l'intelligence artificielle (SDAIA), le cas échéant.

2. Portée de la présente politique

Cette politique de confidentialité s'applique à :

• Les utilisateurs de la plateforme FirmSanad
• Les clients potentiels
• Les personnes associées aux entités clientes (ex. actionnaires, dirigeants, représentants autorisés)

Cette politique ne s'applique pas à :

• Les services tiers accessibles via des liens externes
• Le traitement des données liées à l'emploi
• Les services régis par des accords contractuels distincts

3. Rôle de FirmSanad

FirmSanad opère dans un flux de travail numérique contrôlé et agit en qualité de :

• Responsable du traitement : pour l'exploitation de la plateforme, la gestion des comptes et la conception des services
• Sous-traitant : lors de l'exécution des procédures de constitution et de conformité pour le compte des clients

4. Données personnelles collectées

FirmSanad ne collecte que les données nécessaires à l'exécution de procédures réglementaires et opérationnelles définies.

4.1 Données d'identité et de compte

• Nom, e-mail, numéro de téléphone
• Pièce d'identité officielle (passeport, carte d'identité nationale)

4.2 Données commerciales et d'entreprise

• Structure et actionnariat de la société
• Statuts et documents de constitution
• Informations de licence et réglementaires

4.3 Données de conformité et de vérification

• Détails des actionnaires et bénéficiaires effectifs
• Documents KYC/AML requis pour la soumission réglementaire

4.4 Données financières

• Informations de paiement et de transaction
• Détails de facturation

4.5 Données techniques

• Adresse IP, informations sur l'appareil et le navigateur
• Données d'utilisation et d'interaction avec la plateforme

4.6 Communications

• Demandes de support client
• Historique de messagerie sur la plateforme

5. Méthodes de collecte

Nous collectons les données via :

• Saisie directe via les flux structurés de la plateforme
• Téléversements sécurisés de documents
• Collecte automatique via cookies et journaux système
• Prestataires de vérification tiers agréés, lorsque requis

6. Finalités du traitement

FirmSanad traite les données personnelles selon des parcours opérationnels définis afin de :

• Exécuter les procédures de constitution et d'immatriculation
• Faciliter les approbations réglementaires (dont MISA et Registre du commerce)
• Satisfaire aux exigences de conformité (KYC, AML, immatriculation fiscale)
• Communiquer avec les autorités saoudiennes concernées
• Assurer la gestion des comptes et le support client
• Traiter les paiements et tenir les registres financiers
• Améliorer la performance de la plateforme
• Respecter les obligations légales et réglementaires

7. Base légale du traitement

Le cas échéant, FirmSanad traite les données personnelles sur la base de :

• La nécessité contractuelle
• Les obligations légales et réglementaires
• Les intérêts légitimes liés à l'exploitation d'une plateforme sûre et efficace
• Le consentement de l'utilisateur, lorsque requis

8. Partage et divulgation des données

FirmSanad partage les données personnelles strictement dans le cadre d'exigences opérationnelles définies :

• Autorités gouvernementales saoudiennes : pour la licence, la constitution et la conformité
• Prestataires technologiques : hébergement, infrastructure et exploitation de la plateforme
• Prestataires de vérification : services de vérification d'identité et de conformité
• Partenaires de services professionnels : notarisation, traduction, coordination juridique
• Institutions financières : pour les paiements ou la facilitation bancaire
• Autorités réglementaires : lorsque la divulgation est requise par la loi

FirmSanad ne vend pas de données personnelles.

9. Transferts internationaux de données

Le cas échéant, les données personnelles peuvent être traitées en dehors de l'Arabie saoudite. FirmSanad applique alors les garanties appropriées conformément aux exigences légales.

10. Conservation des données

Les données sont conservées en fonction des besoins opérationnels et réglementaires, notamment :

• Données des clients actifs : conservées pendant la durée de la prestation
• Dossiers de conformité et réglementaires : conservés conformément à la loi
• Registres financiers : conservés pour les obligations légales de déclaration

Les données sont supprimées ou anonymisées en toute sécurité lorsqu'elles ne sont plus nécessaires.

11. Sécurité des données

FirmSanad exploite un environnement numérique contrôlé conçu pour réduire les risques et minimiser les erreurs de traitement manuel.

Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées, notamment :

• Chiffrement des transmissions (SSL/TLS)
• Contrôles d'accès basés sur les rôles
• Infrastructure sécurisée et systèmes surveillés
• Flux structurés pour réduire les soumissions incomplètes

12. Cookies et technologies de suivi

FirmSanad utilise des cookies pour :

• Assurer les fonctionnalités essentielles
• Suivre les performances et améliorer l'expérience

Les utilisateurs peuvent gérer les paramètres via leur navigateur ou les outils de la plateforme.

13. Droits de l'utilisateur

Sous réserve du droit applicable, les utilisateurs peuvent :

• Accéder à leurs données personnelles
• Demander la correction ou la suppression
• Retirer leur consentement le cas échéant
• S'opposer à des traitements spécifiques

Les demandes peuvent être adressées à : solutions@firmsanad.com

Une vérification d'identité peut être requise avant traitement.

14. Procédures en cas de violation

FirmSanad maintient des procédures d'intervention structurées. En cas de violation de données, nous :

• Enquêtons et contenons l'incident
• Atténuons l'impact potentiel
• Notifions les autorités et personnes concernées lorsque requis

15. Modifications de cette politique

FirmSanad peut mettre à jour cette Politique pour refléter les évolutions opérationnelles ou réglementaires. Les mises à jour seront communiquées via les canaux appropriés.

16. Contact

• E-mail : solutions@firmsanad.com
• Adresse : 6683 Irqah, Riyad 12541, Arabie saoudite